Solaria.

التحدي الذي واجهناه.

تدير Solaria مئات فروع المطاعم في جميع أنحاء إندونيسيا. كان فريق العمليات يدير معظم العمل اليومي عبر جداول بيانات إكسل — بيانات الفروع الأساسية، كتالوج المنتجات، طلبات الخدمات اللوجستية، الطلبات المجدولة، والتحويلات بين الفروع. كان هذا النظام يعمل (بالكاد) بحجمهم الحالي، لكنه كان يتعطل بصمت بطرق لا تظهر إلا عندما ينفد المخزون في أحد الفروع أو عندما لا يصل طلب تحويل بين الفروع إلى المطبخ المركزي الصحيح.

كان طلب العميل واضحًا ومباشرًا: استبدال جداول البيانات بنظام مصمم خصيصًا لهذا الغرض، ليتمكن فريق العمليات من التوقف عن إطفاء الحرائق والبدء في الإدارة الفعلية. لكن جداول البيانات كانت تحمل سنوات من منطق العمل المؤسسي — كل قائمة منسدلة، وكل صف ملوّن، وكل معادلة يدوية كانت تعكس قاعدة عمل حقيقية. تجاهل هذا المنطق عند إعادة البناء كان سيكون كارثيًا.

كان لا بد أيضًا أن يكون النظام سهل الاستخدام لموظفين ليست البرمجة مهارتهم الأساسية — محاسبون، ومسؤولو مستودعات، ومدراء فروع. هذا القيد شكّل كل قرار في تصميم تجربة الاستخدام.

كيف بنينا المنصة.

بدأنا بالجلوس مع فريق العمليات. لم نجرِ مقابلات معهم فحسب، بل راقبناهم أثناء العمل الفعلي — كل خطوة عمل، وكل ضغطة مفتاح، وكل سؤال "لماذا تفعلون ذلك بهذه الطريقة؟". أنتجت ثلاثة أيام من الملاحظة المباشرة وثيقة متطلبات كانت ستستغرق أسابيع من الاجتماعات لكتابتها.

بُني النظام كمنصة إدارية معيارية: بيانات أساسية (الفروع، المنتجات، الفئات، الموردين)، وسير عمل تشغيلي (طلبات لوجستية، طلبات مجدولة، تحويلات)، وتقارير تُبنى فوق الاثنين معًا. تأتي كل وحدة بصلاحيات محددة حسب الدور، بحيث يرى مدير الفرع بيانات فرعه فقط، بينما يرى مسؤولو العمليات الإقليميون بيانات مجموعة كاملة من الفروع.

تعتمد الواجهة عمدًا على مبدأ "الألفة قبل الابتكار". الجداول تعمل مثل جداول إكسل. الفرز، والتصفية، والإجراءات الجماعية تعمل بالطريقة التي يتوقعها مستخدمو إكسل تمامًا. أما الابتكار الحقيقي فهو في محرك سير العمل الداخلي — توجيه الحالات، تنبيهات الإشعارات، سجلات التدقيق — وليس في إعادة اختراع أنماط تعمل بالفعل بكفاءة.

ماذا شمل المشروع.

• إدارة بيانات أساسية (الفروع، المنتجات، الموردين)
• سير عمل وتوجيه لطلبات الخدمات اللوجستية
• إدارة الطلبات المجدولة
• سير عمل التحويلات بين الفروع
• صلاحيات محددة حسب الفرع والمنطقة
• سجلات تدقيق وتقارير
• ترحيل البيانات من جداول البيانات القديمة

الأدوات التقنية المستخدمة.

ما تم إطلاقه.

انتقل فريق عمليات Solaria بعيدًا عن جداول البيانات بالكامل. أصبحت سير العمل الحرجة — توجيه طلبات الخدمات اللوجستية، الموافقة على الطلبات المجدولة — تتم الآن داخل النظام مع سجل تدقيق واضح. أصبحت المعرفة المؤسسية التي كانت محصورة في ذهن شخص واحد جزءًا من منطق عمل النظام نفسه.

كان تعليق العميل: «فريق العمليات لدينا كان يعيش داخل جداول البيانات. الآن أصبح لديهم نظام يساعدهم فعليًا — وأسئلتي الأسبوعية قلّت بشكل ملحوظ.»

بالأرقام.